Fire sykehus kuttet gjennomtrekken av servicearbeidere

Forbedre utvelgelsesprosessen for å sikre bedre egnethet for jobben og redusere gjennomtrekken

Utfordring

 

Frivillig gjennomtrekk av ansatte, spesielt det første året, er en god indikator på at organisasjonen effektivt ansetter og assimilerer ansatte. Gjennomtrekken av ansatte det første året i sykehussektoren ligger på 28,3 %, som er betydelig høyere enn for andre amerikanske industrier, der den er på 21,5 %. Etter det første året på et sykehus slutter 22,2 % av førsteårs sykepleierne, og for enkelte deler av sykehusarbeidsstyrken er gjennomtrekken ofte på over 50 % (PricewaterhouseCoopers Saratoga 2012/2013 U.S. Human Capital Effectiveness Report). Rapporten påpeker også konsekvensene på bunnlinjen. Den anslår at kostnaden for gjennomtrekken er 1,5 ganger mer enn grunnlønnen til en fastlønnsansatt og 0,5 ganger grunnlønnen til en ikke-fastlønnsansatt. Disse fire sykehusene er en del av det samme helsesystemet, og ligger ikke mer enn 24 km fra hverandre. De hadde en lang historie med gjennomtrekk i servicearbeiderstillingene, spesielt innen kosthold, miljøtjenester og transportører – helt opp til 63 %. Systemet hadde gjort omfattende analyser og prøvd flere strategier, uten å lykkes. I tillegg måtte ansettelsesansvarlige gjennomgå opptil 50 CV-er og intervjuet så mange som ti kandidater for å fylle én enkelt stilling. Det var ingen koordinering av rekrutteringsinnsatsen, og de fire sykehusene konkurrerte faktisk om talenter fra den samme kandidatgruppen.

Løsning

 

Gjennomtrekk er et komplekst problem, men den mest direkte løsningen er å forbedre utvelgelsesprosessen for å sikre bedre «egnethet» til jobben og at kandidatenes ferdigheter og atferdskompetanser samsvarer med den ønskede organisasjonskulturen. Derfor valgte vi en omfattende tilnærming:

Definere ønsket kompetanse

Pålitelighet er den første funksjonelle kompetansen vi tenker på for slike stillinger. Seniorlederne ved dette helsesystemet innså at frontlinjearbeiderne påvirker pasientens og familiens opplevelse. De ønsker ansatte som kan bidra til den pasientfokuserte kulturen de bygger. Teamet vårt brukte fokusgrupper og undersøkelser for å forstå både variablene som tidligere har ført til gjennomtrekk, og de som fører til langsiktig suksess. I løpet av noen få uker utviklet vi en kompetansemodell for disse stillingene som skulle danne grunnlaget for et produktivt, effektivt og juridisk forsvarlig ansettelsessystem.

Sentralisering av ansettelsesprosesser

Sammen med HR-avdelingen utviklet vi en sentralisert prosess for innhenting og screening av kandidater for alle de fire sykehusene, for å få mest mulig ut av rekrutteringsinnsatsen fra en felles talentgruppe. Den sentrale gruppen gjennomgår søknader og vurderinger før ansettelsene for å eliminere kandidater som mest sannsynlig ikke vil lykkes. En telefonskjerm begrenser gruppen enda mer, og kandidatene som er igjen sendes videre til den ansettelsesansvarlige. Det ble opprettet en kommunikasjonsprosess slik at rekrutterere og ansettelsesansvarlige kunne jobbe tett for å stadig forbedre effektiviteten og utvelgelsesnøyaktigheten.

Vurderingsverktøy

Verktøyene fokuserer på pålitelighet, medfølelse, pasientfokus, tilpasningsdyktighet og samarbeid. Den sentrale rekrutteringsgruppen bruker Talogy Modules for Healthcare (tidligere kjent som Service Fit® for Healthcare), enkelt administrert gjennom ATS-systemet, for å evaluere kandidatenes atferdskompetanser og eliminere de nedre 25 % av kandidatene. Det ble laget kortfattede, strukturerte atferdsintervjuguider basert på de definerte kompetansene. Alle ansettelsesansvarlige er opplært i Select Interviewing® med en kombinasjon av live opplæring og Select Interviewing® Online for å sikre et effektivt og prediktivt kandidatintervju.

Resultater

 

Kortsiktig gjennomtrekk

Bare i løpet av de fire første månedene av prosjektet ble 121 personer ansatt. Sammenlignet med de 119 ansettelsene i samme periode året før, ble den kortsiktige gjennomtrekken halvert. Faktiske besparelser: 450 000 dollar. Besparelser over et helt år: 1,3 millioner dollar.

graf over kortsiktig gjennomtrekk av servicearbeidere
Effektivitet

Med systemet kan rekruttererne begrense kandidatgruppen til en mer kvalifisert gruppe søkere uten å øke antall rekrutterere, innsatsen eller energien. Rekrutterere og ansettelsesansvarlige bruker bare tid og ressurser på bedre kvalifiserte kandidater. Ansettelsesansvarlige er ikke pålagt å gjennomgå CV-er, og når sentralgruppen sender en kandidat videre til en ansettelsesansvarlig, er det en 85 % sjanse for at kandidaten er egnet for ansettelse. Dette gjør at ledere kan bruke mer tid på å administrere og mindre tid på å ansette.

Pasientopplevelsen

Pleiepersonell merket raskt en forbedring i kvaliteten på transportørene. Tilbakemelding fra HR, etter et pleieteammøte:

Under en diskusjon om pasientsentrert behandling fortalte to sykepleiere at «transportavdelingen har skjønt det» og at de nye transportørene har vært flotte. Videre nevnte en enhetsdirektør at en langtidspasient hadde vært deprimert. Etter en transport forrige uke kom pasienten tilbake i bedre humør og hadde blitt venn med transportøren!