zoekopdracht

Vier ziekenhuizen verminderen het personeelsverloop in dienstenfuncties

Het selectieproces verbeteren om de functieafstemming te verbeteren en het personeelsverloop te verminderen

Uitdaging

 

Vrijwillig personeelsverloop, vooral in het eerste jaar, is een goede indicator voor de doeltreffendheid waarmee een organisatie personeel werft en integreert. Het personeelsverloop in het eerste jaar ligt in de ziekenhuissector met 28,3% beduidend hoger dan in andere Amerikaanse industrieën (21,5%). Na hun eerste jaar in een ziekenhuis vertrekt 22,2% van de verpleegkundigen en voor sommige functies in de zorgsector bedraagt het verloop vaak meer dan 50% (PricewaterhouseCoopers Saratoga 2012/2013 U.S. Human Capital Effectiveness Report). In het rapport wordt ook gewezen op de gevolgen hiervan voor de omzet. De kosten van het personeelsverloop worden geraamd op 1,5 maal het basissalaris van een vrijgestelde werknemer en 0,5 maal het basissalaris van een niet-vrijgestelde werknemer. Deze vier ziekenhuizen, die deel uitmaken van hetzelfde gezondheidsstelsel, bevinden zich binnen een straal van 25 kilometer van elkaar. Zij hadden een lange geschiedenis van personeelsverloop in dienstenfuncties, met name voor voedingsdiensten, het milieudiensten en onder chauffeurs – tot 63%. Binnen het stelsel werden uitgebreide analyses verricht en verschillende strategieën uitgeprobeerd, met weinig succes. Bovendien beoordeelden wervingsmanagers tot 50 cv’s en voerden ze sollicitatiegesprekken met wel 10 kandidaten om een enkele functie te vervullen. Er waren geen pogingen gedaan om de wervingsinspanningen te coördineren: de vier ziekenhuizen concurreerden als het ware voor talent uit dezelfde kandidatenpool.

Oplossing

 

Personeelsverloop is een complex probleem, maar de meest directe oplossing is het selectieproces te verbeteren om een betere functieafstemming te garanderen en ervoor te zorgen dat de vaardigheden en gedragscompetenties van de kandidaten in overeenstemming zijn met de gewenste organisatiecultuur. Daarom hebben wij voor een alomvattende aanpak gekozen:

Bepaal de gewenste competenties

Betrouwbaarheid is de eerste functionele competentie die bij deze functies opkomt. Senior managers in dit gezondheidsstelsel erkennen dat eerstelijnswerkers van invloed zijn op de ervaring van patiënten en gezinnen. Zij willen personeel dat zal bijdragen tot de patiëntgerichte cultuur die zij aan het opbouwen zijn. Ons team gebruikte focusgroepen en vragenlijsten om niet alleen inzicht te krijgen in de variabelen die in het verleden het personeelsverloop hebben bevorderd, maar ook in de variabelen die langetermijnsucces voorspellen. In een paar weken tijd ontwikkelden we een competentiemodel voor deze functies dat de basis zou vormen voor een efficiënt, effectief en juridisch verdedigbaar wervingssysteem.

Centralisatie van het wervingsproces

In samenwerking met HR ontwierpen we een gecentraliseerd proces voor het werven en screenen van kandidaten voor alle vier de ziekenhuizen. Zo konden we de wervingsinspanningen uit een gemeenschappelijke talentenpool zo efficiënt mogelijk maken. Het centrale team beoordeelt de sollicitaties en de resultaten van de assessments vóór indiensttreding om kandidaten met weinig kans van slagen te elimineren. Met een telefoonscreening wordt de groep nog verder uitgedund. De uiteindelijke kandidaten worden naar de wervingsmanager gestuurd. Er werd een communicatieproces opgezet waarin recruiters en wervingsmanagers nauw samenwerken om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de selectie voortdurend te verbeteren.

Assessmentinstrumenten

De instrumenten zijn gericht op betrouwbaarheid, medeleven, patiëntgerichtheid, aanpassingsvermogen en samenwerking. Het centrale wervingsteam gebruikt Talogy Modules for Healthcare (voorheen ServiceFit® for Healthcare), die naadloos via het trackingsysteem voor sollicitanten worden beheerd, om de gedragscompetenties van kandidaten te evalueren en de 25% laagst scorende kandidaten te elimineren. Er werden beknopte, gestructureerde gidsen voor gedragsgerichte sollicitatiegesprekken opgesteld op basis van de gedefinieerde competenties. Alle wervingsmanagers worden getraind in Select Interviewing® met een combinatie van live training en Select Interviewing® Online om een effectief, voorspellend sollicitatiegesprek met de kandidaat te garanderen.

Resultaten

 

Kortetermijnverloop

Al in de eerste vier maanden van het project zijn er 121 nieuwe werknemers aangenomen. In vergelijking met de 119 nieuwe medewerkers in dezelfde periode van het voorgaande jaar is het kortetermijnverloop gehalveerd. Feitelijke besparing: 450.000 dollar. Besparing over een heel jaar: 1,3 miljoen dollar.

grafiek van het kortetermijnverloop in dienstenfuncties
Efficiëntie

Met het systeem kunnen recruiters het kandidatenbestand beperken tot een geschiktere groep sollicitanten, zonder meer recruiters aan te stellen of hen extra inspanningen te laten leveren. Recruiters en wervingsmanagers besteden alleen tijd en middelen aan geschiktere kandidaten. Wervingsmanagers hoeven geen cv’s te beoordelen en wanneer een kandidaat door het centrale team naar de wervingsmanager wordt gestuurd, is hij in 85% van de gevallen geschikt is om te worden aangenomen. Zo kunnen managers meer tijd besteden aan management en minder aan werving.

De patiëntervaring

Het verplegend personeel merkte al snel een verbetering in de kwaliteit van de chauffeurs. Feedback van HR, na een vergadering van het verpleegkundig team:

Tijdens een discussie over patiëntgerichte zorg, namen twee verpleegsters het woord. Ze zeiden dat “de chauffeurs het snappen” en dat de nieuwe chauffeurs geweldig zijn. Ook zei een afdelingsdirecteur dat een langdurig zieke patiënt depressief is. Na een rit vorige week kwam de patiënt beter gemutst terug. Hij kon het goed vinden met de chauffeur!