Terug naar Kenniscentrum

Wervingsprocessen ontwerpen

Wervingsprocessen ontwerpen: een inleiding
Waarom moeten organisaties een wervingsproces ontwerpen?
Wat zijn de stappen bij het ontwerpen van een wervingsproces?
Hoe wordt een functieanalyse uitgevoerd?
Kunnen kant-en-klare functieprofielen worden gebruikt?
Hoe kan ik kandidaten beoordelen op hun belangrijkste vaardigheden, bekwaamheden, kenmerken en houdingen?
Wat zijn de meest voorspellende kandidaatassessments?
Wat zijn de meest boeiende kandidaatassessments?
Hoe moet ik een sollicitatiegesprek opzetten?
Hoe beslis ik wie ik aanneem?
Hoe kan ik vooroordelen bij wervingsbeslissingen overwinnen?
Worden mijn wervingsmanagers dan geen robots?
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn wervingsproces juridisch verdedigbaar is?
Hoe kan ik bekwamere kandidaten aannemen?
Verwante blogs
Praat met Talogy

Wervingsprocessen ontwerpen: een inleiding

In het wervingsproces van een organisatie wordt beschreven hoe een wervingsmanager van plan is kandidaten te evalueren om te bepalen of zij goed zullen presteren en geschikt zullen zijn voor een bepaalde functie. Veel organisaties volgen een proces dat bestaat uit een sollicitatie, het verzamelen van cv’s en het voeren van sollicitatiegesprekken. Dit is echter niet altijd de beste aanpak als het doel is een kandidaat te vinden die goed bij het bedrijf en de functie past. Het wervingsproces moet beter worden gepland en vormgegeven om kandidaten te vinden die over de nodige kernvaardigheden, bekwaamheden, kenmerken en houdingen beschikken om te slagen.

Waarom moeten organisaties een wervingsproces ontwerpen?

Er zijn verschillende redenen waarom organisaties tijd en aandacht moeten besteden aan het ontwerpen van een doeltreffend wervingsproces. Met een goed ontworpen wervingsproces kunnen sneller, consistenter en nauwkeuriger de beste kandidaten uit een sollicitantenpool worden geselecteerd. Een goed ontworpen proces betekent tevens dat sollicitanten eerlijk worden behandeld, wat belangrijk is voor organisaties om hun reputatie als werkgever en hun algemene merkperceptie op te bouwen. Ten slotte zal een wervingsproces waarin het meest recente wetenschappelijke onderzoek en de ‘best practices’ zijn gebundeld, juridisch verdedigbaar zijn indien het wordt aangevochten.

Wat zijn de stappen bij het ontwerpen van een wervingsproces?

Bij het ontwerpen van een wervingsproces komen veel stappen kijken. De nuances en bijzonderheden zullen variëren voor elke individuele wervingsuitdaging, maar hieronder de veelvoorkomende gemeenschappelijke elementen:

1. Functie-analyse
2. Assessments
3. Beslissingscriteria
4. Communicatie

Hoe wordt een functieanalyse uitgevoerd?

Het uiteindelijke doel van een functieanalyse is om een bevestigde lijst van sleutelcriteria vast te stellen waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen om succes te boeken in de functie. Het is van cruciaal belang de juiste informatie en gegevens te verkrijgen om de criteria te selecteren – objectief, zonder vooringenomenheid en gericht op het feitelijke gedrag in de functie. Hierbij moeten meerdere groepen belanghebbenden worden betrokken: functiebeoefenaars, lijnmanagers, collega’s, klanten, enz.

Gangbare gegevensverzamelingsmethoden zijn onder meer:

het voeren van gesprekken over kritieke incidenten en het onderzoeken van de diepere oorzaken van eerdere successen of mislukkingen in de desbetreffende functie
het rangschikken van een lijst van nuttige en functierelevante gedragingen of competenties om de meest kritieke elementen te bepalen
het gebruiken van online profileringsvragenlijsten

De verzamelde gegevens moeten vervolgens worden geanalyseerd en gevalideerd. Indien mogelijk moeten de bevindingen worden vergeleken met feitelijke prestatiecijfers en KPI’s die relevant zijn voor de functie. Voor de interpretatie hiervan kan deskundigheid van statistici of psychologen nodig zijn.

Het is ook belangrijk om alle belanghebbenden bij het wervingsproces te betrekken om overeenstemming te bereiken over de definitieve lijst van sleutelcriteria voor succes. Op basis hiervan kan dan de functieomschrijving worden opgesteld waaraan de sollicitanten zullen worden getoetst.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image

Kunnen kant-en-klare functieprofielen worden gebruikt?

Het is een duur en tijdrovend proces om bij elke nieuwe vacature een functieanalyse uit te voeren. Veel organisaties ontwikkelen hun eigen interne bibliotheek van functiefamilies, waarin voor gelijksoortige functies vaak hetzelfde functieprofiel wordt gebruikt.

Maar zelfs als er geen reeds bestaande informatie is om uit te putten, zijn er middelen beschikbaar om het opstellen van een functieprofiel te vergemakkelijken. Voorbeelden hiervan zijn richtlijnen van de overheid en eigen of commerciële modellen die adviesbureaus in de loop der tijd met hun eigen klantenbestand hebben ontwikkeld.

Als je gebruik maakt van functieprofielen die door een externe bron zijn opgesteld, moet je goed opletten hoe ze zijn samengesteld en hoe de criteria worden gemeten.

Hoe kan ik kandidaten beoordelen op hun belangrijkste vaardigheden, bekwaamheden, kenmerken en houdingen?

De meest gebruikelijke manier om te beoordelen of een kandidaat aan de verwachtingen voldoet, is een sollicitatiegesprek. Niet alle sollicitatiegesprekken zijn echter even doeltreffend en er bestaan aanvullende methoden die vaak minder tijdrovend en rendabeler zijn.

Bedrijfs- of organisatiepsychologen hebben een reeks verschillende assessments ontwikkeld die kunnen worden gebruikt bij het ontwerpen van jouw wervingsproces. De keuze van de te gebruiken criteria is vaak een afweging van de voorspellende kracht, de aantrekkelijkheid voor kandidaten, de relevantie voor de functie, de reikwijdte en de gebruikskosten ervan.

In een hoogwaardig functieprofiel moet natuurlijk worden aangegeven welk(e) assessment(s) moet(en) worden gebruikt. Indien er criteria zijn die verband houden met complex redeneren, dan is een assessment van het cognitieve vermogen zinvol. Als interpersoonlijke vaardigheden belangrijk zijn, dan is een persoonlijkheidsvragenlijst zinvol. Als het volgen van regels en richtlijnen belangrijk is, dan kan een praktijksimulatietest zinvol zijn.

Bij het ontwerpen van een wervingsproces moet je ook rekening houden met de kandidaatervaring. Door veel assessments te organiseren, krijg je een zeer volledig beeld van elke kandidaat, maar het kost ook veel tijd en energie.

Je moet streven naar het juiste evenwicht tussen voorspellende nauwkeurigheid en kandidaatbetrokkenheid.

Wat zijn de meest voorspellende kandidaatassessments?

Psychologen spreken over de ‘predictieve validiteit’ van een assessment. Dit is een manier om te praten over het onderzoek dat is verricht naar een assessment en wat uit de gegevens blijkt over hoe goed de scores op dat assessment verband houden met hoe goed mensen presteren nadat ze zijn aangenomen.

Uit onderzoek is gebleken dat de assessments met de hoogste predictieve validiteit cognitieve capaciteitentests, praktijksimulatietests en persoonlijkheidsvragenlijsten zijn.

Cognitieve capaciteitentests

Hierbij worden uitdagende, probleemoplossende vragen gesteld om te zien hoeveel correcte antwoorden de kandidaten kunnen geven, meestal onder enige tijdsdruk. Ze worden in de volksmond vaak ‘IQ-tests’ genoemd. Hoewel ze op het eerste gezicht vergelijkbaar lijken, hebben ze echter een andere onderzoeksbasis, die meer geschikt is voor de werkomgeving. Cognitieve capaciteiten zijn een belangrijk element bij het vaststellen van het leervermogen en het toekomstig potentieel.
Praktijksimulatietests

De kandidaten krijgen scenario’s voorgeschoteld die vaak voorkomen of kritiek zijn voor de functie, en er wordt nagegaan hoe zij in die situatie zouden reageren. Het kost vaak veel moeite om ze op te zetten, maar ze zijn bijzonder handig om functierelevant kritisch denken te onderzoeken bij een groot aantal kandidaten.
Persoonlijkheidsvragenlijsten

Deze bieden een diepgaand inzicht in wat mensen drijft. Ze scheppen inzichten in functiegeschiktheid en werknemersontwikkelingsstrategie, die tot nadenken stemmen.

Maar hoe goed deze assessments afzonderlijk ook zijn om kandidaten te identificeren die waarschijnlijk goed in de functie zullen presteren, gebruik je het beste een combinatie van assessments en meetmethoden.

Wat zijn de meest boeiende kandidaatassessments?

Werksimulatieoefeningen

Hierbij worden kandidaten verzocht een taak uit te voeren die gebruikelijk is of verwacht wordt in de functie waarvoor ze solliciteren. Dit varieert van functie tot functie en hiermee worden vaak meer technische vaardigheden getest, zoals codering of gegevensanalyse. Interpersoonlijke vaardigheden worden vaak beoordeeld door de kandidaat te vragen zijn/haar bevindingen te presenteren of een rollenspel rond het onderwerp te doen.

Puzzelopdrachten in gamevorm

Hierbij wordt technologie uit de gamingindustrie gebundeld met geavanceerde gegevensanalysetechnieken. Kandidaten krijgen een reeks puzzels voorgeschoteld. Naarmate ze de puzzels voltooien, worden duizenden datapunten verzameld. Hoewel de puzzels voor de kandidaten vaak interessant en boeiend zijn, kunnen er vraagtekens worden geplaatst bij hun relevantie voor de functie en bij de psychologische kenmerken die werkelijk worden gemeten.

Neem waar mogelijk een combinatie van zowel boeiende als voorspellende assessments op in een wervingsproces.

Hoe moet ik een sollicitatiegesprek opzetten?

Het uiteindelijke doel van een sollicitatiegesprek is niet alleen om de kandidaat te leren kennen, maar om een dieper inzicht te krijgen in zijn/haar ervaring en bekwaamheid en om te beoordelen of deze voldoen aan de gestelde criteria in het functieprofiel.

Een kandidaat een score geven op basis van een sollicitatiegesprek kan subjectief zijn, dus is het belangrijk om elementen in het sollicitatieproces in te bouwen waarmee de objectiviteit wordt vergroot. Voorbeelden hiervan zijn:

Het sollicitatiegesprek zodanig structureren dat alle kandidaten dezelfde vragen krijgen. Hierbij krijgt de interviewer specifieke aanwijzingen om kandidaten te helpen die moeite hebben om bepaalde vragen te beantwoorden.
Minstens twee personen interviewen de kandidaat. Zo kan één persoon vragen stellen en het gesprek voeren, terwijl een andere persoon observeert en in real time aantekeningen maakt die later als bewijs kunnen dienen.
De interviewers onmiddellijk na het sollicitatiegesprek een beoordelingsschaal of -formulier laten invullen. In het formulier moet indicatoren, kernpunten en voorbeelden aan bod komen die door de kandidaat in zijn/haar antwoorden zijn behandeld, om de kwaliteit van de respons te bepalen.

De belangrijkste overweging qua ontwerp is de stijl van het sollicitatiegesprek en het soort vragen dat moet worden gesteld.

Hoe beslis ik wie ik aanneem?

Als je een doeltreffend wervingsproces hebt opgezet, moet de beslissing over wie je aanneemt relatief eenvoudig zijn. Na alle assessments hebben de kandidaten scores behaald voor verschillende selectiecriteria. De kandidaten met de hoogste scores in de eindfase zijn degenen die waarschijnlijk het meest succesvol zullen zijn in de baan. Als er aan het eind meerdere kandidaten overblijven, kan een beroep worden gedaan op de resultaten van de vorige rondes om de knoop door te hakken. Hoe dan ook zullen er voldoende gegevens zijn om jouw beslissing te ondersteunen en te staven.

Hoe kan ik vooroordelen bij wervingsbeslissingen overwinnen?

Het zijn onze kennis en ervaring die onze beslissingen sturen. In vele opzichten is dit een nuttig proces waardoor we automatisch betere beslissingen blijven nemen. Maar hoe automatischer onze denkprocessen verlopen, hoe meer we blind kunnen zijn voor de reden waarom we elke afzonderlijke beslissing nemen.

Dit kan een probleem zijn voor wervingsmanagers en zij mogen de mogelijke manieren waarop hun oordeel en beslissingen door hun ervaring worden vertekend niet over het hoofd zien.

Een goed doordacht wervingsproces kan vooroordelen bij wervingsbeslissingen niet volledig uitsluiten, maar het kan jou zeker helpen om te beseffen waar vooroordelen vandaan kunnen komen en wat de gevolgen ervan kunnen zijn.

Hieronder een aantal eenvoudige tips om vooroordelen bij wervingsbeslissingen te overwinnen:

Bepaal het proces van tevoren en hou je eraan.

Verander het proces niet wanneer het aan de gang is, behalve wanneer uit gegevens blijkt dat een eerdere veronderstelling helemaal niet klopt. Zelfs dan moet ervoor worden gezorgd dat de aanpassing eerlijk op alle kandidaten wordt toegepast.
Sta stil bij eventuele uitzonderingen voordat ze zich voordoen.

Als je weet welke uitzonderingen op het proces zich kunnen voordoen en hoe je daarop moet reageren, voorkom je dat je reactieve en mogelijk bevooroordeelde beslissingen neemt. Hoe zal bijvoorbeeld bij elk assessment rekening worden gehouden met kandidaten met een handicap of met neurodiverse aandoeningen? Welke voorzieningen moeten er worden getroffen?
Geef iedereen een passende opleiding.

Zorg ervoor dat je team werkt als een goed geoliede machine. Elke persoon moet precies weten wat zijn/haar rol is in elk stadium en hoe hij/zij beslissingen moet nemen. Zij moeten gegevens als bewijs gebruiken en zo nodig escalatie- of uitzonderingsprocedures volgen. Assessmentpartners moeten jou hierbij kunnen helpen, om ervoor te zorgen dat hun assessments correct worden gebruikt.
Verzamel meerdere datapunten.

Verzamel altijd meerdere scores voor elk sleutelcriterium aan de hand van meerdere assessments en meetmethoden. Doe indien mogelijk een beroep op meerdere managers of beoordelaars. Dit zal jou helpen om scores te bevestigen en kan jou mogelijk bewust maken van problemen wegens een assessment dat niet correct is opgesteld of gescoord.
Beschouw het proces en ontdek patronen en trends.

Kijk na afloop van jouw wervingsproces terug op de gegevens om lessen te trekken. Waren de scores op alle assessments in overeenstemming met de verwachtingen? Waren er afwijkingen wat de slagingscijfers betreft? Presteerden alle groepen zoals verwacht? Waren er verschillen in de manier waarop interviewers en beoordelaars hun scores gaven?

De enige echte en juiste manier om vooringenomenheid te overwinnen, is de ‘best practices’ te blijven volgen, het blijven doen van onderzoek en zelfonderzoek naar hoe het proces verloopt en bereid te zijn fouten te ontdekken die anders misschien onopgemerkt blijven.

Worden mijn wervingsmanagers dan geen robots?

Het ontwerpen van een duidelijk en consistent proces betekent niet dat jouw wervingsmanagers hun persoonlijkheid en enthousiasme niet in het proces mogen laten doorschemeren.

Zo voorkom je echter wel dat men overhaaste conclusies trekt op basis van een ‘onderbuikgevoel’ dat niet kan worden gestaafd of verdedigd wanneer het in twijfel wordt getrokken.

Het is nog steeds zeer waardevol om feedback te krijgen van wervingsmanagers over hun idee van functie- en teamafstemming. Kandidaten willen vaak met zoveel mogelijk mensen van de organisatie praten. Als je hen deze mogelijkheden niet biedt, kan dat hen afschrikken of een verkeerde indruk geven van jouw bedrijfscultuur.

Iedereen die met de kandidaat spreekt, moet worden betrokken bij een debriefing over de sollicitatie van de kandidaat. Deze verschillende meningen zouden slechts enkele van de vele gegevens mogen zijn die je over de kandidaat verzamelt om je een beeld te vormen van wie hij of zij is en op basis daarvan te beslissen of je hem of haar al dan niet aanneemt.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn wervingsproces juridisch verdedigbaar is?

Je kunt een wervingsproces zo opzetten dat het juridisch verdedigbaar is wanneer het in twijfel wordt getrokken of wordt betwist, door het meest recente onderzoek toe te passen en richtlijnen voor ‘best practices’ te volgen.

De volgende zaken zijn hierbij van belang:

zorg voor een grondige en degelijke functieanalyse om van meet af aan de functierelevante succescriteria te bepalen
meet alleen werkgerelateerde kenmerken via het assessmentproces
gebruik elk assessment zoals het is ontworpen en zorg ervoor dat iedereen goed is opgeleid
bekijk zorgvuldig welke gevoelige gegevens je verzamelt en of dat nodig is
gebruik billijke metingen met gegevens die geringe negatieve effecten aantonen
gebruik geldige metingen met gegevens die de voorspelling van toekomstige prestaties ondersteunen
neem de normen inzake gegevensbeveiliging en -verwerking in acht,
evalueer de doeltreffendheid en billijkheid van jouw proces en documenteer en implementeer de geleerde lessen

Als je stappen overslaat of voor een van deze punten niet de nodige zorgvuldigheid aan de dag legt, bestaat de kans dat toekomstige beslissingen die je neemt moeilijk te rechtvaardigen zullen zijn.

Hoe kan ik bekwamere kandidaten aannemen?

Om de kwaliteit van jouw wervingsbeslissingen te verbeteren, moet je jouw wervingsproces opnieuw bekijken. Het doel van een goed opgezet wervingsproces moet zijn om snel, efficiënt en consistent de beste kandidaat voor de baan te vinden.

Je kunt echter vaak aanpassingen doen en kleine dingetjes wijzigen om bekwamere kandidaten aan te nemen.

Was je functieanalyse optimaal? Kwamen alle belangrijke prestatiecriteria aan bod? Zijn de criteria goed gedefinieerd, duidelijk begrepen en correct toegepast? Worden deze criteria nauwkeurig en betrouwbaar beoordeeld in de assessments? Zijn er betere assessments beschikbaar? Blijven de kandidaten betrokken bij het hele proces? Blijven wervingsmanagers objectieve beslissingen nemen?

Er kunnen ook andere factoren in aanmerking worden genomen die geen verband houden met het wervingsproces zelf.

Trek je de juiste kandidaten aan? Moet je de vacature op grotere schaal bekendmaken om een meer diverse groep kandidaten aan te trekken? Is jouw merk aantrekkelijk voor het soort kandidaten dat je zoekt? Staat het verloningspakket in verhouding tot de ervaring en expertise die je wenst?

Ten slotte, zijn de mensen in jouw organisatie die het proces leiden voldoende opgeleid? Worden zij ondersteund door de assessmentpartners om de scores correct te interpreteren? Voelen zij zich op hun gemak bij het nemen van objectieve beslissingen aan de hand van de criteria van het functieprofiel? Zelfs de beste en meest ervaren wervingsmanagers zullen moeite hebben om zich niet te laten leiden door hun ‘buikgevoel’.

Ervan uitgaande dat deze grotere problemen zijn aangepakt, zal het optimaliseren van jouw wervingsproces op basis van de beschikbare gegevens over wat goed werkt en wat niet werkt zoals verwacht, jou helpen bekwamere kandidaten aan te nemen.

Verwante blogs

10 redenen om een assessment center te gebruiken voor de selectie en ontwikkeling van werknemers

Lees meer
Positieve gevolgen van assessment centers voor het personeelsbestand tijdens economische onzekerheid

Lees meer
Technologie en psychologie in de praktijk: het geheim van succesvol talentmanagement

Lees meer
4 sleutelelementen voor een doeltreffend wervingsproces

Lees meer
4 redenen waarom u absoluut een consistent wervingsproces nodig hebt

Lees meer
5 manieren om de juridische verdedigbaarheid van uw wervingsproces te verbeteren

Lees meer
3 werknemersassessments die u moet overwegen voor uw volgende wervingsproces

Lees meer
Het uitvoeren van een functieanalyse

Lees meer
Een productiesimulatie met succes toevoegen aan uw wervingsproces

Lees meer
Talentoplossingen voor de hervormde werkplek

Lees meer

Wervingsprocessen ontwerpen