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Comment réaliser une analyse de poste

Écrit par Kate Van Bremen, Ph.D., consultante
Auparavant publié par PSI Talent Management ou Cubiks, avant de devenir Talogy.

L’objectif d’une analyse d’emploi est d’apprendre ce qui est important pour réussir dans un emploi spécifique – quel type de connaissances, de compétences, d’aptitudes (également appelées : KSA), les traits, les comportements, etc. sont importants pour réussir dans le poste. Une fois que nous avons identifié les compétences ou les tâches importantes pour réussir le travail, nous pouvons déterminer la meilleure façon de les mesurer.

Les données d’une analyse d’emploi peuvent aider à informer une myriade de choses importantes dans le cycle de vie d’un salarié : Descriptions de l’emploi, critères de sélection, guides d’entretien, critères d’évaluation de la performance, etc. La réalisation d’une analyse rigoureuse de l’emploi contribue à renforcer le respect de la législation du processus de recrutement créé en démontrant le lien avec l’emploi des KSA mesurés. Les étapes impliquées dans une analyse de poste peuvent varier et être réalisées de différentes manières, mais vous trouverez ci-dessous des éléments qui peuvent constituer une solide analyse de poste.

Notez que lorsque vous recueillez ces données à chaque étape, il est important de garder à l’esprit que l’échantillon que vous capturez – que ce soit par des observations, des réunions, des enquêtes, etc. – est un échantillon représentatif de la population. Par exemple, il ne faut pas se limiter aux personnes travaillant dans la première équipe. Si les exigences des personnes travaillant dans la deuxième équipe sont différentes, il convient de les inclure dans les analyses. Si plusieurs départements sont concernés par le titre du poste que vous analysez, veillez à inclure les différents départements, dans la mesure du possible. L’idéal est également que les données démographiques de l’échantillon que vous analysez soient relativement proportionnelles à la distribution de ces données dans la population actuelle des salariés.

1) Collecte de données d’archives

Une première étape importante consiste à collecter toutes les informations existantes où nous pouvons apprendre quels KSA sont importants pour réussir dans le poste. Cela pourrait inclure des descriptions de poste où les exigences du poste sont énumérées (par exemple, « une grande attention aux détails »). Il peut inclure tous les modèles de compétences qui existent actuellement et qui décrivent les compétences importantes pour réussir dans l’organisation et le poste. Il pourrait également inclure des formulaires et des critères d’évaluation des performances. Cela nous indique les groupes de référence par rapport auquel la performance d’un salarié est mesurée (par exemple, « suit les procédures de sécurité »).

2) Visite des installations/observation du travail

Cela permet aux analystes du travail d’observer ce qui se passe sur le lieu de travail – les tâches effectuées dans le cadre du travail (par exemple, compter les produits à emballer dans des boîtes), l’environnement (par exemple, chaud, poussiéreux), la mesure dans laquelle ils interagissent avec les autres, etc. Bien sûr, vous devez faire preuve de bon sens pour cette étape. Il est logique d’inclure cela dans l’analyse de l’emploi lorsque celui-ci se situe au premier échelon. Au sein des postes de niveau plus professionnel, il n’est peut-être pas aussi utile de regarder les salariés répondre à des courriels ou rédiger des rapports.

3) Groupes de discussion avec des experts en contenu de poste (JCE)

À cette étape du process, l’analyste rencontre les personnes qui connaissent très bien le poste et ses responsabilités. Il peut s’agir de salariés actuels très performants et de ceux qui supervisent le poste. En général, un ou deux analystes peuvent rencontrer un groupe de 5 à 8 JCE, mais les groupes peuvent aussi être beaucoup plus petits ou même prendre la forme d’entretiens individuels. Au cours de ces réunions, comme pour les autres étapes du process, l’objectif est d’apprendre ce qu’il faut pour être performant dans le poste. Quelles sont les tâches exécutées ? Quels sont les KSA requis ? Quel genre de traits ou de compétences les salariés qui réussissent démontrent-ils ?

4) Enquêtes

Il n’est pas toujours pratique ou conseillé de faire passer un entretien à chaque titulaire du poste. Cependant, afin d’obtenir l’avis du plus grand nombre de salariés occupant le poste, il est recommandé de demander à d’autres titulaires de remplir une enquête dans laquelle ils évaluent l’importance des compétences identifiées comme importantes pour la réussite dans les parties précédentes de l’analyse de poste. Il s’agit d’une étape importante, car si les groupes de discussion fournissent à l’analyste des données qualitatives précieuses, les enquêtes fournissent des informations plus quantitatives qui peuvent être analysées de manière plus objective.

5) Réunions avec les parties prenantes/visionnaires

La concertation avec les principaux acteurs est une partie importante de l’analyse de l’emploi. Au cours de ces réunions, les analystes se font une idée des perspectives de ces membres précieux en ce qui concerne le poste cible et l’organisation en général. Les analystes demandent un horizon de base, y compris l’élan du projet en cours. Ils déterminent également s’il y a des préoccupations concernant le respect de la législation, ou s’il y a des KSA spécifiques ou d’autres comportements qui peuvent être déficients ou manquants. Ces réunions permettent également de discuter des objectifs ou initiatives organisationnels plus larges qui peuvent influencer les compétences ou le niveau de compétences nécessaires pour réussir dans le poste cible.

Conclusion

N’oubliez pas qu’une analyse de poste fait partie intégrante d’une évaluation précise des salariés. Chaque étape – collecte de données d’archives, observation du travail, groupes de discussion, enquêtes et réunions avec les acteurs concernés – est tout aussi importante que les autres. Veillez à inclure chaque étape lors de la réalisation d’une analyse de poste, ou si vous travaillez avec un psychologue I/O, assurez-vous qu’il effectue chaque étape pour garantir l’exactitude de votre évaluation.

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