Utforma rekryteringsprocesser

Utforma rekryteringsprocesser: En introduktion

En organisations rekryteringsprocess beskriver hur en rekryterande chef avser att utvärdera kandidater för att avgöra om de kommer att prestera och passa bra i en viss roll. Många organisationer följer en process som omfattar en jobbansökan, CV:n och intervjuer. Men detta är inte alltid den bästa metoden för att hitta en kandidat som passar företaget och den aktuella rollen. För att lyckas behövs ytterligare planering och utformning av rekryteringsprocessen för att identifiera kandidater med nödvändiga nyckelfärdigheter, förmågor, egenskaper och attityder.

Varför bör organisationer utforma en rekryteringsprocess?

Det finns flera skäl till varför organisationer bör lägga tid och noggrann eftertanke på att utforma en effektiv rekryteringsprocess. En väl utformad rekryteringsprocess identifierar de bästa kandidaterna från en pool av ansökande på ett snabbare, mer konsekvent och mer exakt sätt. En väl utformad process säkerställer också att ansökande behandlas rättvist, vilket är viktigt för organisationer när de bygger upp sitt rykte som arbetsgivare och varumärke. Det ska också tilläggas att en rekryteringsprocess som för samman den senaste vetenskapliga forskningen och tillämpningar för bästa praxis kan uppvisa en lagenlighet om den ifrågasätts.

Vilka steg ingår i utformningen av en rekryteringsprocess?

Utformningen av en rekryteringsprocess består av många steg. Finesser och detaljer varierar beroende på varje enskild rekryteringsutmaning, men följande delar är vanliga:

1. Jobbanalys
2. Bedömningar
3. Beslutskriterier
4. Kommunikation

Hur går en jobbanalys till?

Det slutliga målet med en jobbanalys är att ta fram en lista med nyckelkriterier som den nyanställde måste behärska för att lyckas i rollen. Det är ytterst viktigt att kriterieurvalet baseras på rätt information och data – objektivt, utan partiskhet och fokuserat på vad som faktiskt krävs för rollen. Detta bör involvera flera intressentgrupper — medarbetare, chefer, kollegor, kunder osv.

Här är några vanliga datainsamlingsmetoder:

 

  • Genomföra intervjuer om kritiska situationer och ta reda på vilka grundorsaker som tidigare har lett till framgångar eller misslyckanden i den rollen.
  • Sammanställa en lista med hjälpsamma och rollrelevanta beteenden eller kompetenser för att fastställa de mest kritiska delarna
  • Använda frågeformulär om specifika roller

 

Analysera och validera insamlade data. Om möjligt bör resultaten jämföras med faktiska prestationsmått och nyckelindikatorer som är relevanta för rollen. Detta kan kräva tolkning med hjälp av experter som statistiker eller psykologer.

Det är också viktigt att involvera alla nyckelintressenter i rekryteringsprocessen för att komma överens om den slutliga listan med viktiga framgångsfaktorer. Listan kan sedan användas som underlag för arbetsbeskrivningen som du använder för att bedöma de ansökande.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image
Decoration

Kan fördefinierade jobbprofiler användas?

Att behöva göra en jobbanalys varje gång en ny tjänst blir ledig är kostsamt och tidskrävande. Många organisationer bygger upp sitt eget interna bibliotek av jobbfamiljer, där liknande roller ofta använder sig av samma jobbprofil.

Men det finns resurser som kan förenkla processen med att skapa jobbprofiler trots avsaknad av befintlig information. Dessa inkluderar statlig vägledning och egna eller kommersiella modeller som konsultföretag har utvecklat över tid med sin egen kundbas.

När du använder jobbprofiler som sammanställts av en extern källa ska du vara uppmärksam på hur de är sammansatta och hur kriterier mäts.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image
Decoration

Hur kan kandidater utvärderas utifrån viktiga färdigheter, förmågor, egenskaper och attityder?

Intervjuer är det vanligaste sättet att bedöma om en kandidat motsvarar förväntningarna. Alla intervjuer är dock inte lika effektiva och det finns ytterligare metoder att överväga som kan vara mer tids- och kostnadseffektiva.

Arbets- och organisationspsykologer har tagit fram en rad olika bedömningar som kan användas när du utformar din rekryteringsprocess. Att välja vilka tester och/eller bedömningar som ska användas är ofta en balansgång där det behöver övervägas prediktiva förmåga, engagemang för kandidater, relevans för rollen, omfattning och kostnad.

En bra jobbprofil bör naturligtvis peka mot vilken/vilka bedömningar som ska användas. Om det finns kriterier relaterade till komplexa resonemang finns det många fördelar med en bedömning av analytisk förmåga. Om interpersonella färdigheter är viktiga är det bra med ett frågeformulär om personlighet. Om det är viktigt att följa regler och riktlinjer kan ett situationsbedömningstest vara användbart.

Kandidatupplevelsen är också viktig i utformandet av en rekryteringsprocess. Många bedömningar ger en bra bild av varje ansökande men de kräver också mycket tid och energi från kandidaterna.

Eftersträvansvärt är att få rätt balans mellan prediktivitet och kandidatengagemang.

Vilka är de mest prediktiva kandidatbedömningarna?

Psykologer hänvisar till en bedömnings ”prediktiva validitet”. Det är ett sätt att prata om forskningen bakom en bedömning och hur väl data och efterföljande bedömningspoängen predicerar prestation efter anställning.

Forskning har visat att de bedömningar som har högst prediktiv giltighet är tester av analytisk förmåga, situationsbedömningstester och personlighetstester.

  • Tester av analytisk förmåga

    Ställer utmanande, problemlösningsrelaterade frågor för att se hur många rätta svar kandidater kan ge, vanligtvis under viss tidspress. De kallas ofta vardagligt för ”IQ-tester” men, även om de verkar lika vid första anblick, har de en annan forskningsgrund som är mer anpassad för arbetsmiljö. Analytisk förmåga är en viktig komponent för att identifiera inlärningskapacitet och framtida potential.

  • Situationsbedömningstester

    Ger kandidaterna olika scenarier som kan vara vanliga eller viktiga för rollen och bedömer deras respons och reaktion i de situationerna. Situationsbedömningstester är krävande att utforma men de är exceptionella för att utforska rollrelevant kritiskt tänkande hos ett stort antal kandidater.

  • Personlighetstester

    Ger en djupare förståelse för vad som driver människor, skapar insikter om lämplighet för rollen och strategier för medarbetarutveckling.

    Kom dock ihåg att även om dessa bedömningar är bra var för sig för att identifiera kandidater som sannolikt kommer att prestera bra i rollen, är det bäst att använda en kombination av bedömningar och mätmetoder.

Vilka är de mest engagerande kandidatbedömningarna?

Arbetssimuleringsövningar

Här får kandidater utföra en uppgift som är vanligt förekommande eller förväntad i rollen. Övningarna varierar från roll till roll och testar ofta mer tekniska färdigheter, till exempel kodning eller dataanalys. Interpersonella färdigheter utvärderas ofta genom att man ber kandidaten presentera sina resultat eller rollspela en diskussion om ämnet.

Gamifierad bedömningar

Sammanför teknik från spelindustrin med avancerade dataanalystekniker. Kandidaterna får flertalet pussel presenterade för sig. Allteftersom de genomför pusslen samlas tusentals datapunkter in. Även om pusslen ofta är intressanta och engagerande för kandidater kan man ifrågasätta hur relevanta de är för rollen och vilka psykologiska egenskaper som faktiskt mäts.

Inkludera om möjligt en kombination av både engagerande och prediktiva bedömningar i en rekryteringsprocess.

Hur utformas en prediktiv intervju?

Det yttersta syftet med en intervju är inte att bara lära känna kandidaten, utan även att få en djupare förståelse för dennes erfarenhet och förmåga samt bedöma om hen uppfyller kriterierna för jobbprofilen.

Att poängsätta en kandidat baserat på en intervju kan lätt bli subjektivt, så det är viktigt att ta fram delar i intervjuprocessen som ökar objektiviteten. Det kan till exempel vara följande:

  • Strukturera intervjun så att alla kandidater får samma frågor. Ge intervjuaren specifika uppmaningar för att hjälpa kandidater som har svårt att svara på vissa frågor.
  • Låt minst två personer intervjua kandidaten. På så sätt kan en intervjuare ställa frågor och hålla i samtalet medan den andra observerar och för anteckningar i realtid som kan användas som bevis senare.
  • Se till att intervjuare använder en bedömningsskala eller ett formulär direkt efter intervjun. Formuläret bör innehålla indikatorer, viktiga aspekter och exempel på saker som kandidaten borde ha nämnt i sina svar för att kvantifiera svarskvaliteten.

 

Det viktigaste att överväga under utformandet av intervjun är vilka frågor du ska ställa och dess struktur.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image
Decoration

Hur bestäms vem som anställs?

Om ni har utformat en effektiv rekryteringsprocess bör beslutet om vem ni ska anställa bli relativt enkelt. Efter att ha genomfört alla bedömningar har kandidaterna fått poäng utifrån flera urvalskriterier. De kandidater som har högst poäng blir sannolikt mest framgångsrika i jobbet. Om det finns flera kandidater kvar efter hela rekryteringsprocessen kan tidigare stegs resultat användas för att få fram en kandidat. På ett eller annat sätt kommer det att finnas massor av data som underbygger och motiverar ert beslut.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image
Decoration

Det bästa och enda sättet att undvika fördomar är att hela tiden följa bästa praxis, granska och utvärdera hur processen fungerar samt vara uppmärksam på misstag som annars kan gå obemärkt förbi.

Blir inte rekryterande chefer som beslutsrobotar?

Att utforma en tydlig och konsekvent process betyder inte att rekryterande chefer inte kan använda sin personlighet och entusiasm i processen.

Det är däremot bra att undvika att dra slutsatser utifrån en ”magkänsla” som inte kan underbyggas eller försvaras om den utmanas.

Det är fortfarande mycket värdefullt att rekryteringschefer ger sin syn på om kandidaten passar i rollen och teamet. Kandidater vill ofta prata med så många personer från organisationen som möjligt. Om ni inte ger dem den möjligheten kan det verka avskräckande eller ge ett felaktigt intryck av er organisationskultur.

Alla som pratar med kandidaten bör vara delaktiga i en debriefing om kandidatens ansökan. De olika åsikterna är en av många datapunkter ni samlar in för att bygga upp en bild av kandidaten som grund för ert beslut om huruvida ni ska anställa kandidaten eller inte.

Hur säkerställs att rekryteringsprocessen är lagenlig och juridiskt försvarbar?

Ni kan utveckla en rekryteringsprocess så att den är juridiskt försvarbar när den ifrågasätts eller utmanas genom att tillämpa den senaste forskningen och följa riktlinjerna för bästa praxis.

Detta omfattar följande:

  • Gör en grundlig och robust jobbanalys för att tidigt identifiera framgångskriterier som är relevanta för rollen.
  • Mät endast arbetsrelaterade egenskaper genom bedömningsprocessen.
  • Använd varje bedömning som den är tänkt och se till att alla har fått lämplig utbildning.
  • Utvärdera noggrant vilka känsliga uppgifter ni samlar in och om det är nödvändigt att samla in dem.
  • Använd rättvisa metoder med data som stöd för att undvika negativa följder.
  • Använd valida mått med data som stöder prediktion av framtida prestation.
  • Följ standarder för datasäkerhet och -behandling.
    Utvärdera effektiviteten och rättvisan i er process och dokumentera och implementera ändringar och justeringar.

 

Om ni tar genvägar eller misslyckas med tillbörlig aktsamhet inom något av dessa områden finns det en risk att eventuella framtida beslut du fattar blir svåra att motivera.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image
Decoration

Hur förbättras rekryteringskvaliteten?

För att förbättra kvaliteten på era rekryteringsbeslut går ni tillbaka och utvärderar er rekryteringsprocess. Målet med en väl utformad rekryteringsprocess är att hitta den bästa kandidaten för jobbet på ett snabbt, effektivt och konsekvent sätt.

Ni kan ofta korrigera eller finjustera delar för att förbättra rekryteringskvaliteten.

Var er jobbanalys så bra som den kunde ha varit? Är alla nyckelkriterier med? Är kriterierna väldefinierade, lätta att förstå och används de på rätt sätt? Utvärderar bedömningarna kriterierna på ett korrekt och tillförlitligt sätt? Finns det bättre bedömningar tillgängliga? Förblir kandidaterna engagerade under hela processen? Förblir rekryteringscheferna objektiva i sitt beslutsfattande?

Det kan också finnas andra faktorer att utvärdera som inte är relaterade till själva rekryteringsprocessen.

Attraherar och når ni ut till rätt kandidater? Bör ni annonsera den lediga tjänsten på fler ställen för att locka en mer mångsidig ansökandepool? Är ert varumärke attraktivt för de kandidater ni letar efter? Står förmåner i proportion till den erfarenhet och expertis som ni efterfrågar?

Har personerna som ansvarar för processen i er organisation lämplig utbildning? Får de stöd med att tolka poäng på rätt sätt av de som utformar bedömningarna? Är de bekväma med att fatta objektiva beslut med hjälp av jobbprofilkriterierna? Även de bästa och mest erfarna ledarna får kämpa för att undvika att ”magkänslan” påverkar omdömet.

Förutsatt att dessa övergripande problem åtgärdas, och om ni optimerar er rekryteringsprocess baserat på tillgängliga data om vad som fungerar bra och vad som inte fungerar som förväntat, kan ni förbättra rekryteringskvaliteten.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image
Decoration

Prata med oss om hur Talogy kan hjälpa er organisation att utforma en effektiv rekryteringsprocess för framgångsrik Talent Management

Kontakta oss